银娱GEG优越会官网 UM 通用记录管理局时间表
曼尼托巴大学通用行政记录管理局时间表是曼尼托巴大学记录和信息管理实践的核心框架。它旨在确保整个组织内所有部门以一致且有效的方式对其标准管理记录进行分类和保留。这些保留适用于任何格式的记录,包括纸质、数字、视听或磁带,以及所有其他可用格式。
通用记录管理局时间表仅适用于大学大多数办公室的日常管理记录。对于许多特定职能,关键办公室被视为记录办公室,他们将负责根据适当的时间表管理其记录。例如,法律顾问办公室将负责所有法律建议和合同的管理和完整保留。
如果有不属于通用记录权限表的记录,请咨询您的单位负责人/记录管理员,或者如果您的单位存在经批准的特定职能权限表,请联系访问和隐私办公室。您还可以在您所在的地区创建不属于通用记录时间表的独特记录时间表。访问和隐私办公室将直接与所有记录创建者合作,制定独特的记录授权时间表,以满足通用时间表之外材料的所有记录要求。请联系访问和隐私办公室:fippa@umanitoba.ca了解更多信息。
保留记录销毁
潜在的诉讼、持续的信息访问请求、审计或正在进行的项目的业务要求可能会要求您暂停例行记录销毁。 这是按照记录保存程序。如果您知道有任何理由暂停销毁,请通知访问和隐私办公室:fippa@umanitoba.ca.
记录摘要银娱GEG优越会官网
点击下面的链接查看详细的时间表说明和保留期限:
这些列表可根据要求以其他格式提供。 请联系访问和隐私办公室:fippa@umanitoba.ca 了解更多信息。
更新和新记录银娱GEG优越会官网摘要,发布于 2024 年 11 月,点击此处.
资产管理
金融服务资产管理是与资本资产相关的所有授权、交易和销毁记录的记录办公室。有关大型资本项目(例如系统、设施和重大翻修)的战略规划和实施的独特记录将在多个办公室中找到,并应由所有利益相关者保留。
ASSETS-010(资本资产管理)
银娱GEG优越会官网包含与实物资产管理相关的记录,包括建筑物、家具、钥匙和永久固定装置。记录可以分为以下子集:
ASSETS-011(资产管理):与资产购买、转让和出售相关的文件副本:政策和程序:以及计划和规范。确保所有签署的协议或合同的原件已按照以下规定发送给法律顾问签署协议政策.
保留:废弃 + 3 年:销毁。
资产-012(维护):维护记录,记录服务和维修、小型办公室/房间翻修、当前和未来的计划和要求以及资产库存(不包括 IT 设备)。
保留:完成/使用/保修/更换 + 3 年:销毁。
ASSETS-013(日常操作):与资产日常运营和管理相关的日常记录,包括钥匙和房间分配、家具部署和永久固定装置。
保留:过时 + 2 年:销毁。
ASSETS-020(项目和规划)
银娱GEG优越会官网包含与新资产(例如新建筑、新软件系统和基础设施)的规划和开发相关的记录,无论项目是否完成。还包括现有基础设施的重大(建筑范围内)翻修规划,以及已批准项目的项目管理文件。记录包括最终项目章程、项目信息文件、隐私影响评估 (PIA)、状态更新、威胁风险评估 (TRA)、项目委员会更新等文件。
ASSETS-021(最终记录):与大学校园的实体建筑和基础设施或企业范围的软件系统和规划相关的项目。
保留:项目完成或终止 + 10 年:将每份最终报告或文件的一份副本转移到档案室。
资产-022:与软件即服务实施相关的部门或单位特定项目。
保留:系统退役或项目关闭 + 10 年:销毁。
ASSETS-023(工作副本):所有项目的日常项目通信、状态更新、支持文档和报告草稿或版本以及更新。
保留:日历年 + 3 年:销毁。
ASSETS-030(信息资产管理)
银娱GEG优越会官网包含与信息资产的支持和管理相关的记录。这包括有关纸质或硬拷贝信息的正确归档和存储实践的文档、系统维护和升级信息、内部开发的软件手册以及管理数字记录和信息的软件和服务的说明。
保留:系统停用 + 3 年:销毁。
社区生活
COMM LIFE-010(大学或学院活动)
银娱GEG优越会官网包含记录曼尼托巴大学社区生活和事件的记录。记录可以分为以下子集:
COMM LIFE-011(宣传材料):所有媒体记录和宣传大学活动、院系和研究。记录包括海报、最终行程或议程、活动的广告和促销品、外部演讲者的传记或简历、重大活动的内容规划。
保留:日历年 + 6 年:转移到档案以供选择。
COMM LIFE-012(规划和物流):活动策划背后的后勤信息。可以包括餐饮和旅行信息、地址或联系人列表、媒体联系信息、客房预订和确认信息。
保留:日历年 + 2 年:销毁。
COMM LIFE-013(纪念品):来自院系、学院和学校的年鉴和其他纪念品。
保留:完成后将 1 份副本转移到档案。
对外关系和服务
ER-010(营销和宣传材料)
银娱GEG优越会官网包含与为学院/部门/单位制作或由学院/部门/单位制作的所有信息/促销/营销材料的设计、创建和分发相关的记录。记录可能包括促销报告、小册子、海报、广告、邮件、网站/互联网相关材料、信件、草稿、最终副本、网络/互联网相关材料的屏幕截图和支持文件。记录可以分为以下子集:
ER-011(营销材料):最终版本。
保留:将每个最终产品的一份副本转移到档案。
ER-012(草稿):所有其他记录:
保留:最后一次使用 + 3 年:销毁。
ER-020(捐赠者和成分文件)*
银娱GEG优越会官网包括与捐赠者的有关捐赠的信件以及与大学/学院/部门的直接关系。这适用于通过现金、信贷、证券礼物以及实物礼物提供的任何礼物,包括档案文件、书籍、标本收藏、设备等礼物。在最终确定之前,应与捐赠者关系部门共享最终协议和捐赠者联系信息的副本,并且任何法律合同或捐赠契约的原件必须发送给法律顾问办公室保留。记录可以分为以下子集:
ER-021(捐赠者文件):与导致正式向大学转让任何形式的礼物的关系有关的文件,包括信件、评估和后勤信息、礼物契约的副本:
保留:将活动文件保留在办公室内。将非活动文件转移到档案馆。
ER-022(组成文件): 与潜在捐助者有关的文件,但尚未达成最终协议。
保留:如果达成协议,则按 ER-021 处理。如果关系变得不活跃,请在最后一次联系后保留 3 年,然后销毁。
*该银娱GEG优越会官网与捐赠者关系部持有的主要捐赠者档案是分开的。
ER-030(供应商文件)*
银娱GEG优越会官网由教职员工/部门/单位使用的供应商提供的当前联系信息、产品说明以及交付或维护计划信息组成。本银娱GEG优越会官网不包括合同或服务协议。
保留:废弃 + 1 年:销毁。
*本银娱GEG优越会官网独立于金融服务持有的主要供应商文件。
ER-040(宣传文件)
银娱GEG优越会官网包括媒体发布、回应、外部来源(报纸和杂志剪报、新闻广播等)发布的信息以及大学教职员工、学生或附属机构就大学问题进行的采访。
保留:日历年 + 3 年:转移到档案。
ER-050(患者档案)
银娱GEG优越会官网包括医疗、牙科或心理患者档案,供马尼托巴大学提供的医疗服务客户使用。保留规则不受利用患者临床记录的授权研究的影响。
保留:终止患者关系 + 10 年:销毁。如果患者是未成年人,请在患者成年后保留 10 年再销毁。
财务
金融服务部门是所有交易财务记录的主要记录办公室。辅助服务和图书馆还维护特定的主要财务记录。学生事务、经济援助和奖项是曼尼托巴大学所有奖项和奖学金的记录办公室。
以下分类适用于所有其他院系/部门/办公室。
FINANCE-010(耗材)
银娱GEG优越会官网由与一般办公用品和设备的购买和维护相关的记录组成,包括订单、装箱单、目录、小册子、预算编号清单、采购订单和相关信件。
保留:6 个月:销毁。
FINANCE-020(补助金和奖励的管理)
银娱GEG优越会官网包含与授予教职员工、学生和研究人员的奖学金、助学金、研究金、研究补助金和奖项的财务管理和/或监督相关的记录。记录可能包括申请(或向外部机构提交的申请副本)、支付条件、付款时间表、账户信息、证明文件和相关信件。记录可以分为以下子集:
FINANCE-021(成功):与成功申请者相关的记录,包括但不限于提案和资助申请批准表 (FAAF)
保留:完成拨款/奖励 + 7 年:销毁。
FINANCE-022(不成功): 与未成功申请者相关的记录:
保留:日历年 + 1 年:销毁。
FINANCE-030(信托或捐赠管理)
银娱GEG优越会官网包含与教师捐赠基金的设立、监控和支付相关的记录。记录可以进一步分为以下子集:
FINANCE-031(管理):银娱GEG优越会官网包含一般管理文件,例如支出、帐户信息、被拒绝的项目提案和 FOAP 请求。
保留:会计年度 + 7 年:销毁。
FINANCE-032(机构):与设立基金、与捐助者的通信、批准的项目、基金章程和证明文件有关的记录。
保留:信托或捐赠期限 + 7 年:移交档案。如果捐赠是永久性的,当这些记录成为历史并且原办公室不再经常提及时,它们可能会被转移到档案馆。如需了解更多信息,请联系访问和隐私办公室:fippa@umanitoba.ca。
FINANCE-040(会计,一般)**
银娱GEG优越会官网由与单位日常财务管理相关的记录组成。记录可能包括销售交易*(包括部门间费用)、账单、报表、每月运营调节表 (MOR) 和支持材料、调节和材料、信用卡/借记卡对账单和收据、预先同意的差旅报销表、采购申请、日记账分录副本、预算调整副本、系统合同表格和相关信函。
保留:会计年度 + 6 年:销毁。
*根据曼尼托巴大学的规定,包含持卡人信息的借记卡机生成的纸质收据必须安全保存 12 或 18 个月现金控制程序。 (请点击链接了解有关保留要求的完整详细信息)这些单据可能会根据临时记录程序予以销毁。交易产生的电子记录将完整保留。
**请注意,支持设备保修所需的任何文件(例如帐单或收据)均应保留在 ASSETS-012 或 FINANCE-040 下,使用导致保留时间较长的保留方式。
治理和行政
校长办公室、大学秘书办公室和法律顾问办公室是大学层面治理的记录办公室。以下分类适用于教职员工、部门和办公室治理记录。
GOV-010(学院/部门/办公室治理)
银娱GEG优越会官网包含与教职员工/部门/办公室的高级管理人员相关的记录。记录可能包括治理文件、战略规划文件、部门程序和指南、年度报告和信件。银娱GEG优越会官网不包括与一般管理相关的记录(人力资源、财务管理、设备和用品以及其他日常管理记录)。
保留:日历年 + 6 年:转移到档案以供选择。
GOV-020(认证)
银娱GEG优越会官网由与院系、学校、部门和项目的认证相关的记录组成,包括对院系、学校、部门和项目的评价、审查和评估。银娱GEG优越会官网可能包括与教师、学校、部门和项目历史、学术和研究活动、教师人员配置和活动、学生项目、学生评估、体育设施、区域目标、进度报告、建议报告、调查结果、支持文件和相关信件相关的记录。记录可以分为以下子集:
GOV-021(最终报告和附录): 最终报告和进度报告、评估、调查结果、历史、数据集和摘要。
立即将所有最终文件的一份副本转交给副教务长办公室(学术规划和项目)。
保留:学年 + 5 年:移至档案馆。
GOV-022(工作示例): 教师和学生项目、论文、出版材料、简历和作业:
保留:认证 + 6 个月:将原件退还给教师和学生。纸质或电子副本可能会作为临时记录被销毁。
GOV-023(草稿):草稿和支持文档:
保留:完成 + 10 年:销毁
GOV-030(理事会和委员会文件)
银娱GEG优越会官网包含所有大学委员会和教职员工委员会的议程、会议记录和会议文件。请注意,记录秘书或委员会负责人负责保留正式记录,其他成员持有的版本被视为临时工作副本,需要根据需要保留。记录可以分为以下子集:
GOV-031(会议纪要和议程):官方会议纪要、议程以及支持报告和文档:
保留:日历年 + 6:转移到档案。
GOV-032(草案和支持文件):会议记录和议程的非官方草稿和副本以及学生请愿书、任何与人员配置(招聘或任期决定)相关且包含个人身份信息的材料,或包含需要委员会查看的个人信息或个人健康信息的任何其他文件的副本,或者此类材料的原件(如果委员会查看了匿名信息):
保留:日历年 + 6 年:销毁。
GOV-040(部门流程手册)
银娱GEG优越会官网由内部部门流程手册组成,用于确保办公室的持续行政运作。示例包括系统管理和数据输入程序、打开、分类、分发邮件的程序以及其他常规功能的分步过程。
保留:取代 + 1 年:销毁。
GOV-050(统计)
银娱GEG优越会官网由有关部门管理和治理或办公室任务的统计数据组成。这包括但不限于入学、项目和部门统计数据、使用情况、服务或可持续性统计数据,以及与向大学外部客户提供的服务相关的统计数据。
GOV-051(统计):去识别化或匿名化的统计数据集。
保留:日历年 + 6 年:转移到档案。
GOV-052(工作文件和源数据):用于制定最终统计数据的源数据、报告和草稿。
保留:日历年 + 6 年:销毁。
健康与安全
教职员工/部门/单位维护的健康和安全记录
H&S-010(委员会会议记录)
银娱GEG优越会官网由当地安全与健康 (LASH) 委员会会议纪要和记录组成。
保留:日历年 + 10 年:销毁。
人力资源
人力资源部是人力资源记录办公室,但属于 UMFA 合同范围内的学术人员的人事*档案除外,其正式档案位于其教职办公室。
*在 UMFA 集体协议中也称为“个人”文件。
HR-010(人事档案)
银娱GEG优越会官网包含与个别教职员工的持续管理相关的记录。记录可能包括综合工作历史以及与申诉、纪律处分*、系统访问批准、所需培训证明和认证要求副本、人力资源表格、辞职、STEP 增加、信件、服务记录、申请、简历、员工问题等相关的其他信息。银娱GEG优越会官网也可称为个人档案或就业档案。
保留:终止雇佣关系 + 6 年:销毁。
管理各种就业群体记录的建议如下:
HR-011(支持员工就业卫星文件):由监管办公室保存的本地记录副本组成,并保存在总部。所有原始记录应发送至人力资源部。
银娱GEG优越会官网不应包含 VIP 部门可以访问的材料副本。留在当地办公室的纸质健康信息应归档在密封信封或安全子文件中。
保留:终止雇佣关系 + 6 年:销毁。
HR-012(学术人员,主要文件):学术人员的正式档案是由院长或主任办公室保存的档案。它应包含根据大学程序和与 UMFA 签订的集体协议促进就业和评估表现所需的适当文件。
保留:终止雇佣关系 + 6 年:销毁。
HR-013(学术人员,卫星文件):部门级学术人员的人事档案。
保留:终止雇佣关系后,将所有原始文件转移到院长或董事办公室的正式档案中,并根据临时记录程序销毁所有副本。
*记录纪律处分或因纪律处分而产生的所有记录均应保留在人事档案中,详细信息请参阅适用于相关工作人员的相应劳动协议或大学政策。有关更多信息,请参阅相应的集体协议或大学政策。
HR-020(学术人员招聘、晋升和任期)
银娱GEG优越会官网包含与学术人员的招聘、晋升和任期相关的记录。 记录可以包括晋升和终身职位申请、简历、搜索委员会记录、评分矩阵和其他使用的评估,以及专业简介材料、推荐信、研究和出版物的信件和副本。 记录可以分为以下子集:
HR-021(简历和作品集): 银娱GEG优越会官网包括申请晋升或终身职位的员工的简历、证明文件和作品集。
保留:将纸质副本返还给相关申请人。对于数字副本,保留促销结束和任期周期 + 1 年;破坏。
HR-022(推荐信): 获得的求职者的推荐信:
保留:晋升和任期周期结束 + 1 年:销毁。
HR-023(优惠和申请):录取通知书、申请表 A 至 F 部分(用于促销申请):
操作:如果获得批准,则转移至 HR-010(人事档案)。如果申请撤回,请删除或销毁所有副本。
HR-024(一般):所有其他记录,包括委员会的审议,完成了招聘规则。
保留:学年 + 3 年:销毁。
HR-030(员工管理,包括招聘)
银娱GEG优越会官网包含与人力资源一般管理相关的记录,包括与员工补充、职位描述、VIP 表格、薪资准则、出勤记录、人力资源程序、不成功的申请、简历以及与人员配置、招聘委员会等相关的通信相关的记录银娱GEG优越会官网不包含人事记录。记录可以分为以下子集:
HR-031(总人事管理):一般银娱GEG优越会官网,包括员工补充、出勤记录(例如时间表或时间表)。
保留:当年 + 3 年:销毁。
HR-032(不成功的申请):包括简历和求职信、所有评估、面试问题、小组评分材料以及招聘委员会成员所做的笔记。所有原始记录必须由招聘办公室的行政协调员收集,并在流程结束后保留在主文件中。招聘委员会成员持有的任何简历或面试材料副本应及时安全销毁。
保留:关闭发布 + 3 年:销毁。
HR-033(程序和薪资指南):从人力资源部获得的程序和薪资准则:
保留:保持最新状态。
HR-034(理由报告):如有需要,应在选择候选人后向您的人力资源顾问提交理由报告。
保留:保留副本 3 年:销毁。
HR-035(LMIA 包):理由报告副本、广告发布、详细信息(表明广告发布位置以及需要 LMIA 的职位的发布时间范围)。
保留:日历年 + 7 年:销毁。
HR-040(工资授权和工资管理)
银娱GEG优越会官网由与部门和单位工资授权以及年度或特殊加薪变化相关的记录组成。
HR-041(工资授权):包括详细核实员工雇佣情况和适当基金费用的记录。曼尼托巴大学有一个中央工资管理职能,依靠各个部门和单位的意见来确定员工的薪酬。每个基金/组织组合的主要签署机构负责核实向该基金/组织收取的所有员工薪酬金额。
保留:会计年度 + 1 年:销毁。
HR-042(薪资管理):包括在 VIP 中上传新薪资信息之前,当地教职员工/单位/部门持有的与一般加薪、阶梯加薪或特别加薪的批准和预算相关的任何通信、表格或报告。
保留:会计年度 + 1 年:销毁
HR-050(模板和表格)
银娱GEG优越会官网由业务部门内开发的用于人力资源目的的空白表单和模板组成。对于人力资源部制定的表格(例如年度绩效评估),只需使用人力资源部提供的最新表格的副本并按要求提交完整的表格即可。
HR-051(招聘支持材料):银娱GEG优越会官网包括面试问卷样本、部门设计的招聘标准等记录。
保留:过时 + 6 年:销毁
HR-052(职位描述):银娱GEG优越会官网由已完成和最终确定的职位描述组成。
保留:废弃 + 3 年:销毁
HR-060(退休人员和高级学者文件)
对于获得荣休或高级学者称号的学术人员,可以建立一个文件来保留他们的简历、学术和研究生涯的详细信息、教学和其他成就和奖项,以及与管理他们使用大学设施和资源的权限相关的记录。
保留:预约结束 + 1 年:转入档案。
法律
法律顾问办公室是所有法律合同和建议的记录办公室。以下分类适用于所有其他办事处。
LEGAL-010(合同和协议)
银娱GEG优越会官网包括所有原始法律协议、合同和谅解备忘录 (MOU) 或协议备忘录 (MOA) 的副本。这些包括但不限于软件许可协议、交换或实习协议以及软件订阅的服务条款。主要责任办公室是法律顾问办公室,他们负责维护原始合同或协议的完整保留。对于所有其他办事处:
保留:文件已完成 + 1 年:销毁。
各方签署的协议副本必须转发给法律顾问办公室,以便在大学的中央合同库中归档。单位应当将合同、协议复印件留存存档。欲了解更多详情,请参阅法律顾问办公室关于的信息 签署协议政策和程序。
LEGAL-020(法律建议)
银娱GEG优越会官网包括内部和外部律师之间的所有信件的副本。记录可能包括备忘录、电子邮件、信件和样本。这些记录的主要责任办公室是法律顾问办公室,他们负责确保完全保留这些记录。对于所有其他办事处:
保留:文件完成 + 1 年:销毁。
所有法律建议均被视为享有特权,除非律师另有指示。
LEGAL-030(标准弃权)
银娱GEG优越会官网包括学生旅行、出国旅行和学习、交流、参加勤工助学、志愿服务等的标准豁免表格。豁免表格应保存在原籍办公室。建议您从网站获取使用的标准法律表格,而不是依赖以前保存的版本。可以通过访问以下网页找到标准表格法律顾问办公室。记录可以分为以下子集:
LEGAL-031(豁免示例):豁免表格空白样本:
保留:将任何修订、修订或新的弃权表格的 1 份副本转移到档案馆以永久保留。
LEGAL-032(填妥的表格,成人):已填写的豁免表格。
保留:保留 3 年:销毁。
LEGAL-033(填写完整的表格,未成年人):已填写的豁免表格。
保留:保留 20 年:销毁。
LEGAL-040(版权许可)
本记录银娱GEG优越会官网可由已获得版权局授权保留课程材料版权许可的单位使用。所有其他单位应继续将许可转发给版权局 (um.copyright@umanitoba.ca)。
本银娱GEG优越会官网适用于在公平交易限制之外使用受版权保护的课程材料的许可。协议或许可的形式可以是但不限于电子邮件或其他形式的通信、正式协议、规定访问和使用期限的标准表格。
保留:已完成 + 5 年:销毁。
LEGAL-099(大学表格)
银娱GEG优越会官网包含大学创建的所有表格,供申请人、学生和教职员工使用。这包括但不限于:申请表、申诉表、授权表、许可表、请求表和推荐表。此分类仅适用于空白样本表格:所有填写完毕的表格应归档到客户/主体的相应文件中。
保留:每份表格 1 份空白副本以及表格的任何修订均应移交档案。请注明将记录转移到档案馆时使用表格的日期
学生服务
注册办公室是曼尼托巴大学大多数院系和学院负责学生成绩、历史记录和正式成绩单最终记录的记录办公室。健康科学学院医学院拥有自己的永久和活跃的学生记录。以下分类适用于所有其他办事处。
STUDENT-010(教师/部门/项目学生建议文件)
银娱GEG优越会官网包括由教师/系/项目维护的个人学生入学和建议文件,以促进学生在教师/系内的进步。记录可能包括申请、录取记录、进度报告、学术摘要、成绩单副本、获得的学位、支持信息和相关信件。被发现没有任何违规行为的学生的纪律信函应归档在学院或系的档案中。记录可以分为以下子集:
学生-011(不完整):接受但未完成注册的学生或被拒绝的学生的申请和录取记录。
保留:学年+1年:销毁。
STUDENT-012(提款):与已正式退出课程的学生相关的记录;或对于连续注册课程时间不够长的学生,根据学院/部门政策,将被视为退出课程。
保留:视为撤回日期 + 3 年:销毁。
STUDENT-013(毕业生):从学院/系/项目毕业或完成项目:
保留:毕业后保留 3 年或完成日期:销毁。
STUDENT-020(犯罪记录检查)
银娱GEG优越会官网包含与进入和接受大学课程的犯罪记录检查的征求、接收和评估相关的记录。记录包括犯罪记录检查、虐待儿童登记和弱势部门检查、任何支持文件和相关信件。
请注意:各单位可以选择要求表格的纸质或纸质副本、复印表格,或验证是否已提交完整的支票并经部门验证。
保留:使用完毕+1年:销毁。
STUDENT-030(学生纪律文件)
银娱GEG优越会官网包括与学生纪律相关的调查记录和委员会记录,这些记录根据学生纪律章程以及部门或学院/学校级别的支持程序进行处理。该银娱GEG优越会官网包括地方纪律委员会文件 (LDC) 级别的听证会和记录。本银娱GEG优越会官网涉及纪律当局创建和使用的记录,与根据相关大学政策导致信息和注释被添加到学生成绩单或学术历史中的任何纪律处分无关。
如果学生的不当行为不需要调查,概述事件和响应的文件可能会保留在学生的教职档案 (Student-010) 中。例如,如果一名学生在课堂上捣乱,并被停课,并且不需要采取进一步行动,则记录该事件的任何记录都应归档在学生身上,主要归档在事件发生的教职办公室内。学术员工应将所有文件提交给教职办公室以完全保留。
如果进行进一步调查,则适用以下银娱GEG优越会官网:
学生-031(学生纪律决定书,学术不端行为)
保留:毕业或退出计划 + 6 年:销毁
Student-032(学生学术不端行为,调查档案)
保留:学年 + 2 年:销毁。
学生-033(学生纪律决定书、非学术不端行为和相关行为)
保留:纪律处分完成 + 16 年:销毁。
Student-034(学生非学术不端行为及相关行为调查/案件卷宗)
保留:纪律处分完成 + 2 年:销毁。
学生 035(申诉文件,当地纪律委员会)
保留:在申诉决议结束时关闭文件,保留 16 年:销毁。
学生-036(教师/部门/单位纪律登记册)。
一些学院/部门/单位可能开发了跟踪数据库或电子表格来管理和简化单个案例文件中的搜索,并在发生多次违规时进行交叉引用。此类记录的创建由学院/系/单位自行决定,并应基于业务对信息的需求。
保留:持续,在数据库中保留 16 年的数据,每年清除旧数据。
有关向大学纪律委员会报告的纪律相关统计数据,请参阅GOVERNANCE-050(统计)。
STUDENT-040(学生最终成绩/结业证明)
银娱GEG优越会官网包含为注册官办公室和奥罗拉学生之外管理的课程生成结业证明/最终成绩单所需的最终记录。一些项目保留对最终学生完成文件的分散控制。这包括拉迪医学院等单位,以及其他院系提供的一些非学位/非学分课程。
学生 041:UGME 和 PGME 学位课程,最终学生记录。
保留:永久。永久保留在创建单元内。
学生 042:非学位、非学分课程。
保留:将文档在创建的教员或部门内保留 25 年:转移到档案馆进行永久存储。
学生课程作业
学生课程作业,无论是无人认领的纸质副本还是电子文档,都不是大学商业记录,内容归创建它的学生所有。建议教职员工、院系或学校确定这些材料的保留期限,建议保留时间最短为“学期结束+ 3 个月”,最长为“学期结束+ 6 个月”。应通过课程大纲或导师告知学生时间安排。
如果课程作业需要进行成绩申诉,则可能需要在申诉文件中包含作业副本,并且决定将在申诉决定后保留 2 年。
教学与学习
TEACHING-010(考试管理)
银娱GEG优越会官网包含与学术考试管理相关的记录,包括考试的计划和实施。银娱GEG优越会官网可能包含考试时间表、考试脚本(无论格式如何)、监考人员文件、上诉、相关信件和支持文件。记录可以分为以下子集:
TEACHING-011(考试管理):一般考试管理记录:
保留:学年 + 1 年:销毁。
TEACHING-012(脚本):考试脚本:
保留:如果考试中没有上诉,则保留上诉期最后发布日期 + 6 个月:销毁。如果提出上诉,请保留为Teaching-013。
TEACHING-013(上诉):考试上诉:
保留:上诉结束 + 2 年:销毁。
请注意:所有考试延期表格均应保存在学生档案中。参见学生-010。
TEACHING-020(课程和课程文件)
银娱GEG优越会官网由与课程和课程内容的开发和交付相关的记录组成,包括教师/系日历、课程说明、课程大纲、阅读清单以及相关的委员会会议记录和报告。
保留:学年 + 6 年:将一份最终副本转移到档案馆。
TEACHING-030(学业规划)
银娱GEG优越会官网包含与短期和长期招生规划和管理、教师补充规划、任命规划、学术负担、预算和学术项目资源需求分析相关的记录。记录可能包括报告、模型、数据库、预测和信件。
保留:学年 + 3 年:移至档案馆供选择。
TEACHING-040(外展和培训)
银娱GEG优越会官网包含与大学工作人员组织或提供的教育或信息性计划有关的记录,这些计划或作为大学其他工作人员培训计划的一部分,或作为向内部或外部受众宣传大学计划和服务的外展计划的一部分,或支持大学计划、院系和活动的学术会议、活动和讲座。记录可以分为以下子集:
TEACHING-041(演示):最终演示、宣传材料、活动议程、传记和演讲。
保留:当事件过时或完成时转移到档案。
教学-042(规划):后勤、会议策划、沟通(演示文稿草稿、小册子或演讲、注册跟踪。(所有财务记录均应根据 FIN-040 保留。)
保留:日历年 + 2 年:销毁。
教学评估
进行的所有形式的教学评估均应按照曼尼托巴大学的规定进行教学评估政策以及学院/部门或学校的政策和程序。这包括学生教学评价 (SRI) 和以前的学生教育质量评价 (SEEQ) 格式。
在教师人事档案 (HR-012) 中保留此材料应符合曼尼托巴大学与曼尼托巴大学教师协会之间的集体协议(“UMFA 协议”)第 35 条,或曼尼托巴大学与加拿大公共雇员工会 Local 3909 之间的集体协议第 18 条(会议 - 单位) #2).
由访问和隐私办公室发布,最后更新日期:2024 年 11 月